Fortrolighedserklæring for deltagere i undersøgelse

Basis Research Limited og Basis Social Limited (“BASIS”) går højt op i dine personoplysningers fortrolighed og sikkerhed. Denne databeskyttelsespolitik forklarer hvorfor vi har brug for dine data, hvordan vi bruger de personoplysninger, som vi indsamler om dig, samt dine rettigheder.

BASIS har som mål at udføre undersøgelser i henhold til de højeste standarder for undersøgelsesintegritet. Vores undersøgelser hviler på politikker og procedurer, der sikrer, at vi overholder de regler og love, der gælder for udførelsen af undersøgelser. Dette omfatter lovgivning om databeskyttelse, såsom den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og databeskyttelsesloven fra 2018 (DPA 2018).

I denne forbindelse bruger BASIS persondata til at udføre undersøgelser for at oplyse om de beslutninger, som vores kunder, som bestiller undersøgelsen, har truffet.

Hvad er en undersøgelse? 

BASIS udfører på vegne af vores kunder undersøgelser på tværs af en bred vifte af områder. Nogle af disse handler om forbrugeradfærd, mærkebevidsthed/-tillid, test af nye produktideer og mærkestrategier.

Undersøgelserne kan udføre i forskellige formater, fra kvalitative undersøgelsesmetoder (f.eks. fokusgrupper, dybdegående, personlige interviews, workshops, online-fællesskaber, telefoninterviews osv.) til kvantitative undersøgelse (disse udføres normalt online).

Udover selv at udføre undersøgelsesprojekter, ansætter vi også betroede leverandører til at yde os yderligere ekspertise og måder at udføre undersøgelse på, som sikrer, at vi opnår de bedste undersøgelser og analyser til vores kunder. Vi kan også modtage personoplysninger, som indsamles af disse tredjeparter, under udførelsen af deres tjenester for os. I sådanne tilfælde træffer vi rimelige foranstaltninger for at sikre, at de har ret til at overdrage dine personoplysninger til os.

Hvad er personoplysninger? 

‘Personoplysninger’ er alle oplysninger, som kan forbindes til eller identificere en person, for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, civilstatus samt andre oplysninger, som er nødvendige til at kunne udføre projektet. Dette omfatter oplysninger, som måske ikke direkte kan identificere dig (f.eks. hvor dit navn er blevet slettet), men de gør det muligt at genkende dig, hvis de kombineres med andre oplysninger, som er umiddelbart tilgængelige. Dette kan for eksempel være fordi de tilgængelige oplysninger indeholder et postnummer, dit køn og din fødselsdato. Under sådanne omstændigheder kan det være muligt at identificere dig med andre oplysninger, som er tilgængelige andre steder. Derfor vil vi under sådanne omstændigheder behandle de oplysninger, som vi har, som personoplysninger, og beskytte dem således. 

Personoplysninger omfatter ikke anonyme eller ikke-personoplysninger.

Sådan bruger vi dine personoplysninger

Vi lover at opretholde fortroligheden af de personoplysninger, som du som deltager i vores undersøgelse giver os eller enhver anden organisation, som vi har ansat til at udføre undersøgelser på vores vegne.

BASIS og vores betroede samarbejdspartnere giver dig alle detaljer om de oplysninger, som vi indhenter fra dig ved hvert projekt, og hvordan vi bruger dem. Når vi kontakter dig direkte for at spørge, om du vil deltage, beder vi dig om dit informerede samtykke. Vi gør intet med dine personoplysninger, som du ikke med rimelighed kan forvente. Vi bruger kun dine oplysninger til formålet for den undersøgelse, som du deltager i, og vi bruger normalt ikke dine oplysninger og vi kontakter dig ikke med andre formål end undersøgelsen, medmindre du har accepteret det. Vi går højt op i at holde dine personoplysninger sikre. 

Ansvarlig for dine personoplysninger

Vores kunder definerer undersøgelsens og analysens omfang, som de har brug for, for at begrunde deres beslutninger, så kunden er dataansvarlig, hvilket betyder, at de bestemmer, hvilke oplysninger der indsamles, bruges, deles, opbevares og slettes (behandles). BASIS ansættes til at udføre undersøgelsen og analysen på kundens vegne, og er derfor databehandler.

Vi sørger for, at vi og eventuelle leverandører kun indsamler korrekte og nødvendige data. Vi oplyser dig om, hvad vi indsamler og hvorfor, og vi bruger det kun i henhold til undersøgelsens formål, medmindre du har accepteret andet. 

Det kan ske, at to eller flere dataansvarlige samarbejder om et undersøgelsesprojekt. Hver part kan være ansvarlig for data på forskellige trin af et undersøgelsesprojekt. Et eksempel på dette er, hvor en af BASIS kunder er dataansvarlig for de data, du har overgivet til undersøgelsesprojektet, mens en undersøgelsespartner også kan være dataansvarlig for dine personoplysninger, hvis denne har indhentet dit samtykke til at kontakte dig bredere om andre undersøgelser, der kan være af interesse for dig. 

I alle tilfælde, hvor to eller flere dataansvarlige samarbejder om et undersøgelsesprojekt, har organisationerne indgået aftaler og/eller kontraktmæssige ordninger, der dokumenterer, hvordan de har aftalt at dele deres ansvar, og hvordan de har til hensigt at beskytte dine personoplysninger. Organisationernes deltagelse beskrives i den projektspecifikke fortrolighedserklæring, som du får tilsendt inden projektets start. 

Speciel kategori af personoplysninger

BASIS eller vores betroede samarbejdspartnere kan behandle visse oplysninger om dig, som kan anses for værende ‘følsomme’. Disse kaldes ‘personoplysninger af speciel kategori’. Dette kan omfatte oplysninger om din etnicitet, seksuelle orientering, kønsidentitet, dine religiøse overbevisninger eller oplysninger om dit helbred eller din straffeattest. Disse oplysninger bliver naturligvis kun indsamlet til specifikke undersøgelser, hvor oplysningerne er relevante.

Adgang til og deling af disse, mere følsomme, personoplysninger kontrolleres strengt, og du bliver specifikt oplyst herom i den projektspecifikke fortrolighedserklæring. 

Hvilke sikkerhedsforanstaltninger har vi, for at beskytte dine personoplysninger 

For at kunne beskytte dine rettigheder og din frihed, når vi bruger dine personoplysninger til undersøgelser og for at behandle oplysninger i specielle kategorier, har BASIS truffet de rette sikkerhedsforanstaltninger, for at beskytte dine oplysninger. Vi har truffet følgende sikkerhedsforanstaltninger: 

• Politikker og procedurer, som angiver, hvordan vores personal skal indsamle og bruge dine oplysninger på sikker vis.  
• Uddannelse af vores personale for at sikre, at de forstår vigtigheden af databeskyttelse, og hvordan de beskytter dine data. 
• Sikkerhedsstandarder og tekniske og organisatoriske tiltag, i henhold til DPA 2018, som sikrer, at dine oplysninger lagres på forsvarlig og sikker vis. 
• Kontrakter, aftaler og processer med organisationer, som udfører undersøgelser på vegne af BASIS, med fortrolighedsklausuler, som angiver hver parts ansvar, når det kommer til beskyttelse af dine oplysninger. 
• Vi bruger altid tredjeparter, som har truffet egnede sikkerhedsforanstaltninger.

Udover sikkerhedsforanstaltningerne ovenfor kræver DPA 2018 også, at vi overholder følgende standarder, når vi udfører undersøgelser med dine personoplysninger: 

a)     undersøgelsen må ikke forårsage skade eller lidelse for andre (f.eks. fysisk skade, økonomiske tab eller psykologisk smerte). 

b)     undersøgelsen udføres ikke for at gøre eller beslutte noget i forbindelse med en individuel person, medmindre behandlingen finder sted til medicinsk forskning, og den er godkendt af en videnskabsetisk komité. 

Sådan opbevarer vi dine oplysninger, og hvornår vi overgiver dine personoplysninger

Medarbejdere hos BASIS, som udfører kvalitative undersøgelser direkte med dig har dine oplysninger på en måde, så vi kan identificere og kontakte dig som deltager, for eksempel når du deltager i et interview. Dog bliver de fleste personoplysninger, som bruges i kvantitative undersøgelser, pseudonymiseret før de deles med os. Rapporter og oplysninger, som sendes videres til vores kunder, er generelt anonymiseret, medmindre du er blevet gjort opmærksom på, at dine personoplysninger bliver sendt videre til dem.

Vi kan dele dine personoplysninger med vores medarbejdere, tredjepartspartnere (f.eks. paneludbydere, hosts for spørgeskemaer, rekrutteringskonsulenter, begivenhedssteder, værter osv.) og (hvor det angives specifikt) vores kunder, som kræver sådanne oplysninger som en del af vores tjenester og projekter for markedsundersøgelser.

Hvor det er nødvendigt at samarbejde med andre leverandører for at opnå undersøgelsens resultater, bliver du oplyst herom i den projektspecifikke fortrolighedserklæring, som beskriver måde, hvorpå dine oplysninger bliver brugt og delt. Deling af oplysninger finder sted efter behov, med måde, og med alle nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, for at sikre dine oplysninger. 

BASIS gemmer kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opnå de formål, hvortil personoplysningerne blev indsamlet. Alle markedsundersøgelsesdata (f.eks. dine svar på undersøgelsesspørgsmål, deltagelse i personlige grupper/interviews/workshops og telefoninterviews osv.) anonymiseres ved projektets afslutning, så de ikke kan knyttes til dig eller føres tilbage til dig.

For visse undersøgelsesprojekter kan vi ikke anonymisere oplysningerne, da de er nødvendige for at opnå undersøgelsens resultater, som for eksempel videooptagelser. Ved sådanne projekter lagrer vi dine personoplysninger som en del af undersøgelsen i løbet af projektets varighed, og i en angivet periode efter projektets afslutning. I den projektspecifikke fortrolighedserklæring bliver du oplyst om lagringen af dine oplysninger. 

Dine juridiske rettigheder

I henhold til lovgivningen om databeskyttelse har du individuelle rettigheder i forbindelse med de personoplysninger, som vi har om dig. Omfanget af disse rettigheder i forbindelse med et bestemt undersøgelsesprojekt kan variere, og nogle gange kan rettighederne være begrænsede, f.eks. hvis sådanne individuelle rettigheder i alvorlig grad ville skade undersøgelsens resultater, eller efter at undersøgelsen er blevet anonymiseret og offentliggjort.

Når begrænsninger ikke er gældende, har du dog ret til at: 

• få adgang til dine personoplysninger 
• rette forkerte oplysninger 
• slette dine personoplysninger
• begrænse eller modsætte dig behandlingen af dine oplysninger
• flytte dine oplysninger (portabilitet) 

Det er vigtigt, at du forstår, at hvis det anses for nødvendigt at afvise overholdelsen nogen af dine individuelle rettigheder, vil du blive oplyst om denne beslutning inden for en måned, og du har også ret til at klage over vores beslutning til informationskommissæren.

Hvem du kan kontakte?

Hvis du har spørgsmål om denne fortrolighedserklæring eller om muligheder for at udøve disse rettigheder, bedes du skrive til os: Data Protection Lead, Basis Research, Hanway House, 24 Hanway Street, London W1T 1UH, eller via e-mail info@basisresearch.co.uk