Tutkimukseen vastaajan tietosuojailmoitus

Basis Research Limited ja Basis Social Limited (”BASIS”) ovat sitoutuneet huolehtimaan henkilötietojesi luottamuksellisuudesta ja turvallisuudesta. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi tarvitsemme tietoja, miten käytämme sinusta keräämiämme henkilötietoja sekä oikeutesi.

BASIS pyrkii noudattamaan tutkimusten tekemisessä tutkimustoiminnan integriteetin korkeimpia standardeja. Tutkimustemme tekemisessä hyödynnetään käytäntöjä ja menettelytapoja, jotka varmistavat, että noudatamme tutkimustoimintaa koskevia säännöksiä ja lakeja. Näihin kuuluvat tietosuojalait, kuten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja vuoden 2018 tietosuojalaki (DPA 2018).

Tässä yhteydessä BASIS käyttää henkilötietoja tutkimuksen tekemisessä auttaakseen tutkimuksen toimeksiantaneita asiakkaitaan päätöksenteossa.

Mitä on tutkimus? 

BASIS tekee tutkimuksia eri aihealueilla asiakkaidemme puolesta. Aihealueisiin kuuluvat muun muassa kulutuskäyttäytyminen, brändin tunnettuus / luottamus brändiin, uusien tuoteideoiden kokeileminen ja brändistrategiat.

Tutkimuksia voidaan tehdä eri tavoin, laadullisista tutkimuksista (esim. fokusryhmät, syväluotaavat henkilökohtaiset haastattelut, työpajat, verkkoyhteisöt, puhelinhaastattelut jne.) määrällisiin kyselytutkimuksiin (jotka yleensä suoritetaan verkossa).

Sen lisäksi, että suoritamme tutkimushankkeita itse, hyödynnämme myös luotettujen toimittajiemme asiantuntemusta ja tutkimustapoja varmistaaksemme, että tarjoamme asiakkaillemme parasta mahdollista tutkimusta ja analyysiä. Saatamme saada myös näiden kolmansien osapuolten keräämiä henkilötietoja sinä aikana, kun ne toimittavat palveluitaan meille. Tässä tapauksessa pyrimme kohtuullisin toimin varmistamaan, että niillä on oikeus paljastaa henkilötietojasi meille.

Mitä ovat henkilötiedot? 

”Henkilötiedot” ovat mitä tahansa tietoja, jotka liittyvät yksittäiseen henkilöön tai mahdollistavat hänen tunnistamisensa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, siviilisääty ja muut hankkeen kannalta tarpeelliset tiedot. Niitä ovat myös sellaiset tiedot, joissa henkilöllisyyttäsi ei nimenomaisesti mainita (esim. tiedot, joista nimesi on poistettu) mutta joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, jos tietoja yhdistellään muihin saatavilla oleviin tietoihin. Tämä on mahdollista, jos tiedot esimerkiksi sisältävät postinumerosi, sukupuolesi ja syntymäaikasi. Tällaisessa tapauksessa sinut voi olla mahdollista tunnistaa muualta saatavien tietojen avulla. Siksi käsittelemme tällaisessa tapauksessa hallussamme olevia tietoja henkilötietoina ja suojaamme niitä sen mukaisesti. 

Henkilötietoihin eivät kuulu anonyymit tai ei-henkilökohtaiset tiedot.

Henkilötietojesi käyttö

Lupaamme kunnioittaa niiden henkilötietojesi luottamuksellisuutta, joita tutkimuksen osallistujana annat meille tai muille puolestamme tutkimusta tekeville organisaatioille.

BASIS ja kyseiset luotetut toimittajat antavat sinulle kattavat tiedot siitä, mitä tietoja tarvitsemme sinulta kutakin hanketta varten ja miten käytämme niitä. Pyydämme sinulta tietoon perustuvaa suostumustasi, kun otamme sinuun suoraan yhteyttä kysyäksemme, haluatko osallistua tutkimukseen. Emme tee henkilötiedoillasi mitään, mitä ei kohtuudella voisi odottaa. Käytämme tietojasi vain sen tutkimuksen tarkoituksiin, johon osallistut, emmekä käytä tietojasi tai ota sinuun yhteyttä muita tarkoituksia kuin kyseistä tutkimushanketta varten, ellet ole sellaiseen suostunut. Sitoudumme pitämään henkilötietosi turvassa. 

Vastuu henkilötiedoistasi

Asiakkaamme määrittelevät laajuuden tutkimukselle ja analyysille, joita ne tarvitsevat päätöksentekoon. Tästä syystä ne ovat rekisterinpitäjiä, mikä tarkoittaa, että ne päättävät, miten tietoja kerätään, käytetään, jaetaan, säilytetään ja poistetaan (käsitellään). BASIS suorittaa tutkimuksen ja analyysin niiden puolesta ja on tietojen käsittelijä.

Varmistamme, että me ja mahdolliset toimittajat keräämme vain asianmukaisia ja tarpeellisia tietoja. Kerromme sinulle, mitä tietoja keräämme ja miksi, ja käytämme niitä tutkimuksen tavoitteiden mukaisesti, ellet ole muuhun suostunut. 

Joissakin tapauksissa tutkimushankkeessa työskentelee kaksi tai useampia rekisterinpitäjiä. Osapuolet saattavat hallinnoida tietoja tutkimushankkeen eri vaiheissa. Tällaisesta tilanteesta voi olla kyse esimerkiksi silloin, kun BASISin asiakas on rekisterinpitäjä tiedoille, joita olet antanut tutkimushanketta varten, ja tutkimuskumppani on rekisterinpitäjä henkilötiedoillesi saatuaan suostumuksesi myöhempään yhteydenottoon koskien muita tutkimuksia, joista saatat olla kiinnostunut. 

Kun tutkimushankkeessa on kaksi tai useampia rekisterinpitäjiä, organisaatioilla on sopimuksia ja/tai sopimusjärjestelyitä, jotka määrittelevät sen, miten ne jakavat vastuut ja miten henkilötietojasi suojellaan. Hankkeeseen osallistuvista organisaatioista kerrotaan hankekohtaisessa tietosuojailmoituksessa, joka toimitetaan sinulle ennen hankkeen alkamista. 

Erityiset henkilötietoryhmät

BASIS tai luotetut toimittajamme voivat käsitellä sellaisia sinua koskevia tietoja, joiden katsotaan olevan ”arkaluonteisia”. Tällaisia tietoja kutsutaan ”erityisiksi henkilötietoryhmiksi”. Niihin voivat kuulua etnistä alkuperääsi, seksuaalista suuntautumistasi, sukupuoli-identiteettiäsi, uskonnollista vakaumustasi, terveyttäsi tai aiempia rikostuomioitasi koskevat tiedot. Tällaisia tietoja kerätään tietenkin vain kyseiseen tietoryhmään liittyvien tutkimushankkeiden yhteydessä.

Näiden arkaluonteisempien henkilötietojen käyttöä ja jakamista hallinnoidaan tarkasti, ja sinulle ilmoitetaan tästä hankekohtaisessa tietosuojailmoituksessa. 

Keinot henkilötietojen suojaamiseen 

BASISilla on oltava käytössään asianmukaisia keinoja tietojesi suojaamiseen, jotta oikeutesi ja vapautesi voidaan turvata, kun henkilötietojasi käytetään tutkimustarkoituksiin, ja jotta se voi käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä. Käytössämme on seuraavat suojakeinot: 

• Käytännöt ja menettelytavat, jotka opastavat henkilökuntaamme tietojesi turvallisessa keräämisessä ja käytössä.  
• Henkilökunnan koulutukset sen varmistamiseksi, että he ymmärtävät tietosuojan tärkeyden ja osaavat suojella tietojasi. 
• DPA 2018 -lain edellyttämät turvallisuusstandardit ja tekniset ja organisatoriset toimet, joiden avulla varmistetaan, että tietojasi säilytetään turvallisesti. 
• Sopimukset ja prosessit niiden organisaatioiden kanssa, jotka tekevät tutkimusta BASISin puolesta, mukaan lukien luottamuksellisuuslausekkeet, jotka määrittelevät kunkin osapuolen vastuut tietojesi suojaamisen kannalta. 
• Käytämme aina sellaisia kolmannen osapuolen toimittajia, joilla on käytössään riittävät suojakeinot.

Yllä mainittujen suojakeinojen lisäksi DPA 2018 vaatii meitä täyttämään seuraavat standardit käyttäessämme henkilötietojasi tutkimuksen tekemiseen: 

a)     Tutkimus ei aiheuta kenellekään vahinkoa tai haittaa (esim. fyysinen vahinko, taloudellinen menetys tai henkinen kärsimys). 

b)     Tutkimusta ei suoriteta minkään sellaisen tekemiseksi tai päättämiseksi, mikä liittyy yksittäiseen henkilöön, ellei käsittely liity tutkimuseettisen toimikunnan hyväksymään lääketieteelliseen tutkimukseen. 

Tietojesi säilyttäminen ja paljastaminen

BASISin työntekijät, jotka suorittavat laadullista tutkimusta suoraan kanssasi, voivat käyttää tietojasi, jotta sinut osallistujana voidaan tunnistaa ja sinuun voidaan ottaa yhteyttä. Näin on esimerkiksi silloin, kun osallistut haastatteluun. Suurin osa määrällisessä tutkimuksessa käytetyistä henkilötiedoista kuitenkin pseudonymisoidaan ennen kuin ne jaetaan meille. Asiakkaillemme välitettävät raportit ja tiedot anonymisoidaan yleensä, ellei sinulle ole ilmoitettu ja ellet ole suostunut siihen, että henkilötietojasi välitetään niille.

Voimme jakaa henkilötietojasi työntekijöillemme, kolmannen osapuolen toimittajillemme (esim. paneelien tarjoajat, kyselyiden järjestäjät, rekrytoijat, tapahtumapaikat, järjestäjät jne.) ja (kun niin on nimenomaisesti ilmoitettu) asiakkaillemme, jotka tarvitsevat tällaisia tietoja osana markkinatutkimuspalveluitamme ja -hankkeitamme.

Kun on tarpeen työskennellä muiden toimittajien kanssa tutkimustavoitteiden saavuttamiseksi, sinulle kerrotaan tästä hankekohtaisessa tietosuojailmoituksessa, jossa selitetään, miten tietojasi käytetään ja jaetaan. Tietoja jaetaan tiedonsaantitarpeen perusteella, kohtuullisin määrin ja kaikkia asianmukaisia suojakeinoja käyttäen, jotta tietojesi turvallisuus voidaan varmistaa. 

BASIS säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten henkilötietoja kerättiin. Kaikki markkinatutkimustiedot (esim. vastauksesi kyselyiden kysymyksiin, osallistumisesi kasvokkain järjestettäviin ryhmiin/haastatteluihin/työpajoihin, puhelinhaastattelut jne.) anonymisoidaan hankkeen lopussa, jotta niitä ei voida yhdistää sinuun eikä sinua voida jäljittää niiden perusteella.

Joissakin tutkimushankkeissa emme voi poistaa tunnistamisen mahdollistavia tietoja, sillä ne ovat tarpeen tutkimustavoitteen saavuttamiseksi (esim. videot). Tällaisten hankkeiden kohdalla säilytämme henkilötietojasi osana tutkimusta hankkeen keston ajan ja määritellyn ajanjakson ajan hankkeen päättymisen jälkeen. Sinulle kerrotaan tietojesi säilyttämisestä hankekohtaisessa tietosuojailmoituksessa. 

Lailliset oikeutesi

Tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on oikeuksia liittyen hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Se, miten laajasti näitä oikeuksia sovelletaan tiettyyn tutkimushankkeeseen, voi vaihdella, ja joskus oikeuksia voidaan rajoittaa. Näin on esimerkiksi silloin, kun kyseiset yksilön oikeudet haittaisivat merkittävästi tutkimustavoitteiden saavuttamista tai kun tutkimuksen tiedot on jo anonymisoitu ja julkaistu.

Kun rajoituksia ei sovelleta, sinulla on oikeus 

• päästä käsiksi henkilötietoihisi 
• oikaista virheelliset tiedot 
• poistaa henkilötietosi
• rajoittaa tietojesi käsittelyä tai kieltäytyä siitä
• siirtää tietosi (siirrettävyys). 

Huomaa, että jos jonkin oikeutesi noudattamisesta on tarpeen kieltäytyä, sinulle ilmoitetaan päätöksestä kuukauden sisällä ja sinulla on oikeus myös valittaa päätöksestämme tietosuojavaltuutetulle.

Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä postitse osoitteeseen Data Protection Lead, Basis Research, Hanway House, 24 Hanway Street, London W1T 1UH tai sähköpostitse osoitteeseen info@basisresearch.co.uk.