Thông báo về quyền riêng tư dành cho đáp viên nghiên cứu

Basis Research Limited và Basis Social Limited (“BASIS”) cam kết duy trì tính bảo mật và an toàn cho thông tin cá nhân của quý vị. Chính sách quyền riêng tư này giải thích lý do chúng tôi cần dữ liệu, cách chúng tôi sử dụng bất kỳ thông tin cá nhân nào thu thập được về quý vị, cũng như các quyền của quý vị.

BASIS luôn hướng tới việc thực hiện nghiên cứu theo các tiêu chuẩn cao nhất về tính liêm chính trong nghiên cứu. Hoạt động nghiên cứu của chúng tôi được củng cố bởi các chính sách và quy trình nhằm đảm bảo tuân thủ những quy định và luật pháp về việc tiến hành nghiên cứu, bao gồm các luật về bảo vệ dữ liệu như Quy định chung về Bảo vệ dữ liệu (GDPR) và Đạo luật Bảo vệ dữ liệu 2018 (DPA 2018).

Trong bối cảnh này, BASIS sử dụng dữ liệu cá nhân để tiến hành nghiên cứu để có cơ sở thông tin cho các quyết định của những khách hàng ủy thác cho chúng tôi thực hiện nghiên cứu.

Nghiên cứu là gì? 

BASIS thực hiện nghiên cứu trên nhiều lĩnh vực đa dạng theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm một số lĩnh vực như hành vi người tiêu dùng, nhận diện/niềm tin thương hiệu, thử nghiệm ý tưởng sản phẩm mới và chiến lược thương hiệu.

Nghiên cứu có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các phương pháp nghiên cứu định tính (ví dụ: khảo sát nhóm trọng tâm, phỏng vấn chuyên sâu 1:1, hội thảo chuyên đề, cộng đồng trực tuyến, phỏng vấn qua điện thoại, v.v.) cho đến các khảo sát mang tính định lượng (thường được thực hiện trực tuyến).

Ngoài việc tự thực hiện các dự án nghiên cứu, chúng tôi cũng hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy để có thêm chuyên môn và phương thức tiến hành nghiên cứu, nhằm đảm bảo chúng tôi mang đến cho khách hàng những phân tích và kết quả nghiên cứu tốt nhất. Chúng tôi cũng có thể nhận thông tin cá nhân do các bên thứ ba này thu thập trong quá trình họ thực hiện dịch vụ cho chúng tôi. Trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo họ có quyền tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị cho chúng tôi.

Dữ liệu cá nhân là gì? 

“Dữ liệu cá nhân” là bất kỳ thông tin nào liên quan đến một cá nhân hoặc nhận dạng một cá nhân; ví dụ: tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, và bất kỳ thông tin nào khác cần thiết cho mục đích của dự án. Điều này bao gồm cả thông tin có thể không nhận dạng quý vị một cách rõ ràng (ví dụ: khi tên của quý vị đã bị xóa) nhưng vẫn có thể khiến quý vị bị nhận ra khi được kết hợp với các thông tin khác có sẵn. Ví dụ, thông tin có sẵn có thể chứa mã bưu chính, giới tính và ngày sinh của quý vị; trong những trường hợp này, có thể nhận dạng được quý vị bằng cách sử dụng các thông tin khác có ở nơi khác. Do đó, trong những trường hợp này, chúng tôi sẽ xem các thông tin chi tiết chúng tôi nắm giữ là thông tin cá nhân và bảo vệ một cách tương xứng. 

Thông tin cá nhân không bao gồm thông tin ẩn danh hoặc thông tin phi cá nhân.

Cách chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của quý vị

Khi quý vị là đáp viên nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi cam kết tôn trọng tính bảo mật của thông tin cá nhân mà quý vị cung cấp cho chúng tôi hoặc cho bất kỳ tổ chức nào mà chúng tôi đã thuê để thay mặt chúng tôi thực hiện nghiên cứu.

BASIS và các nhà cung cấp đáng tin cậy đó sẽ cung cấp cho quý vị thông tin chi tiết đầy đủ về những dữ liệu chúng tôi cần từ quý vị cho mỗi dự án và cách chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu đó. Chúng tôi sẽ yêu cầu sự đồng thuận trên cơ sở được thông tin đầy đủ khi chúng tôi liên hệ trực tiếp để hỏi xem quý vị có muốn tham gia hay không. Chúng tôi sẽ không làm bất cứ điều gì với thông tin cá nhân của quý vị mà quý vị không thể lường trước một cách hợp lý. Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng thông tin của quý vị cho mục đích của nghiên cứu mà quý vị đang tham gia và thường sẽ không sử dụng thông tin của quý vị hay liên hệ với quý vị cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài dự án nghiên cứu đó, trừ khi quý vị đã đồng ý. Chúng tôi cam kết giữ an toàn cho thông tin cá nhân của quý vị. 

Bên chịu trách nhiệm về thông tin cá nhân của quý vị

Khách hàng của chúng tôi xác định phạm vi nghiên cứu và phân tích mà họ cần để đưa ra quyết định, do đó họ là Bên kiểm soát dữ liệu, có nghĩa là họ quyết định cách thức thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và xóa (xử lý) thông tin. BASIS được thuê để thay mặt họ thực hiện nghiên cứu và phân tích, và là Bên xử lý dữ liệu.

Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng chúng tôi và nhà cung cấp, nếu có, chỉ thu thập những gì phù hợp và cần thiết. Chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị biết chúng tôi đang thu thập những gì và tại sao, và chỉ sử dụng chúng theo đúng mục tiêu của nghiên cứu, trừ khi quý vị đã thỏa thuận khác. 

Có những trường hợp mà một dự án nghiên cứu có sự hợp tác của hai Bên kiểm soát dữ liệu trở lên. Mỗi bên có thể kiểm soát dữ liệu ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Ví dụ, khách hàng của BASIS là Bên kiểm soát dữ liệu cho dữ liệu quý vị đã cung cấp cho dự án nghiên cứu, trong khi một đối tác nghiên cứu khác cũng có thể là Bên kiểm soát dữ liệu đối với thông tin cá nhân của quý vị, khi họ đã có được sự đồng ý của quý vị để liên hệ rộng hơn về các nghiên cứu khác mà quý vị có thể quan tâm. 

Trong mọi trường hợp có hai hoặc nhiều bên kiểm soát cùng hợp tác trong một dự án nghiên cứu, các tổ chức này đều có các thỏa thuận và/hoặc hợp đồng ghi lại cách họ đã thống nhất để phân chia trách nhiệm và cách họ sẽ bảo vệ thông tin cá nhân của quý vị. Sự tham gia của các tổ chức sẽ được nêu chi tiết trong Thông báo về quyền riêng tư cụ thể của dự án được cung cấp cho quý vị trước khi dự án bắt đầu. 

Dữ liệu cá nhân thuộc danh mục đặc biệt

BASIS, hoặc các nhà cung cấp đáng tin cậy của chúng tôi, có thể xử lý một số thông tin về quý vị được xem là “nhạy cảm”, được gọi là “dữ liệu cá nhân thuộc danh mục đặc biệt”. Dữ liệu này có thể bao gồm thông tin liên quan đến sắc tộc, khuynh hướng tính dục, bản dạng giới, tín ngưỡng tôn giáo, hoặc thông tin chi tiết về sức khỏe hay các tiền án tiền sự. Dĩ nhiên, việc này chỉ dành cho các dự án nghiên cứu chuyên biệt và có liên quan đến lĩnh vực đó.

Việc truy cập và chia sẻ những dữ liệu cá nhân nhạy cảm hơn này được kiểm soát cẩn thận và quý vị sẽ được thông báo cụ thể về điều này trong Thông báo về quyền riêng tư của từng dự án. 

Các biện pháp bảo vệ chúng tôi áp dụng để bảo vệ thông tin cá nhân của quý vị 

Để bảo vệ các quyền và quyền tự do của quý vị khi sử dụng thông tin cá nhân cho mục đích nghiên cứu và để xử lý thông tin thuộc hạng mục đặc biệt, BASIS phải có các biện pháp bảo vệ phù hợp. Chúng tôi có các biện pháp bảo vệ sau: 

• Các chính sách và quy trình hướng dẫn nhân viên cách thu thập và sử dụng thông tin của quý vị một cách an toàn.  
• Đào tạo để đảm bảo nhân viên của chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu và cách bảo vệ dữ liệu của quý vị. 
• Các tiêu chuẩn bảo mật cùng những biện pháp kỹ thuật và tổ chức theo yêu cầu của DPA 2018 để đảm bảo thông tin của quý vị được lưu trữ an toàn và bảo mật. 
• Các hợp đồng, thỏa thuận và quy trình với những tổ chức thực hiện nghiên cứu thay mặt BASIS, bao gồm các điều khoản bảo mật để quy định trách nhiệm của mỗi bên trong việc bảo vệ thông tin của quý vị. 
• Chúng tôi luôn sử dụng các nhà cung cấp bên thứ ba có các biện pháp bảo vệ đầy đủ.

Ngoài các biện pháp bảo vệ trên, DPA 2018 cũng yêu cầu chúng tôi đáp ứng những tiêu chuẩn sau khi tiến hành nghiên cứu với thông tin cá nhân của quý vị: 

a)     nghiên cứu sẽ không gây thiệt hại hay phiền toái cho bất kỳ ai (ví dụ: tổn hại về thể chất, tổn thất tài chính hoặc nỗi đau tâm lý). 

b)     nghiên cứu không được thực hiện nhằm mục đích thực hiện hoặc quyết định điều gì đó liên quan đến một cá nhân cụ thể, trừ khi việc xử lý là dành cho nghiên cứu y tế đã được ủy ban đạo đức nghiên cứu phê duyệt. 

Cách lưu trữ dữ liệu của quý vị và thời điểm chúng tôi tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị

Nhân viên của BASIS, những người trực tiếp tiến hành nghiên cứu định tính với quý vị, sẽ có thông tin của quý vị theo cách có thể nhận dạng và liên hệ với quý vị với tư cách là một đáp viên nghiên cứu, ví dụ như khi quý vị tham gia một cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, hầu hết thông tin cá nhân được sử dụng trong nghiên cứu định lượng sẽ được gán bút danh trước khi được chia sẻ với chúng tôi. Các báo cáo và thông tin được chuyển cho khách hàng của chúng tôi thường sẽ được ẩn danh, trừ khi quý vị đã được thông báo và đồng ý rằng thông tin cá nhân của quý vị sẽ được chuyển cho họ.

Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin cá nhân của quý vị với nhân viên, nhà cung cấp bên thứ ba (ví dụ: nhà cung cấp danh sách đáp viên, nền tảng khảo sát, nhà tuyển dụng, địa điểm, người hỗ trợ sự kiện, v.v.) và (trong trường hợp được nêu rõ) khách hàng của chúng tôi, những người cần thông tin đó như một phần của các dịch vụ và dự án nghiên cứu thị trường của chúng tôi.

Trường hợp cần hợp tác với nhà cung cấp khác để đạt được kết quả nghiên cứu, quý vị sẽ được cung cấp thông tin về điều này trong Thông báo về quyền riêng tư của từng dự án, trong đó sẽ mô tả cách dữ liệu của quý vị sẽ được sử dụng và chia sẻ. Thông tin được chia sẻ sẽ dựa trên cơ sở cần phải biết, không quá mức cần thiết và có tất cả các biện pháp bảo vệ phù hợp để đảm bảo an toàn cho thông tin của quý vị. 

BASIS sẽ chỉ lưu giữ thông tin cá nhân của quý vị trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục đích mà thông tin cá nhân đó được thu thập. Tất cả dữ liệu nghiên cứu thị trường (ví dụ: câu trả lời của quý vị cho các câu hỏi khảo sát, việc tham gia vào các nhóm/cuộc phỏng vấn/hội thảo chuyên đề, phỏng vấn qua điện thoại, v.v.) đều được ẩn danh khi kết thúc dự án để không thể liên kết hoặc truy ngược lại quý vị.

Trong một số dự án nghiên cứu, chúng tôi không thể loại bỏ yếu tố nhận dạng khỏi thông tin vì điều đó là cần thiết để đạt được kết quả nghiên cứu, ví dụ như các sản phẩm video. Đối với những dự án như vậy, chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân của quý vị như một phần của nghiên cứu trong suốt thời gian của dự án và trong một khoảng thời gian xác định sau khi dự án kết thúc. Quý vị sẽ được thông báo trong Thông báo về quyền riêng tư của từng dự án về việc lưu giữ thông tin của mình. 

Các quyền hợp pháp của quý vị

Theo luật bảo vệ dữ liệu, quý vị có các quyền cá nhân liên quan đến thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ về quý vị. Mức độ áp dụng các quyền này đối với một dự án nghiên cứu cụ thể có thể khác nhau và đôi khi các quyền có thể bị hạn chế, ví dụ như khi các quyền cá nhân đó làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả nghiên cứu hoặc sau thời điểm nghiên cứu đã được ẩn danh và công bố.

Tuy nhiên, trong trường hợp các hạn chế không được áp dụng, quý vị có quyền: 

• truy cập thông tin cá nhân của mình 
• sửa bất kỳ thông tin nào không chính xác 
• xóa bỏ bất kỳ thông tin cá nhân nào
• hạn chế hoặc phản đối việc chúng tôi xử lý thông tin của quý vị
• di chuyển thông tin của quý vị (tính di động của dữ liệu) 

Điều quan trọng cần hiểu là nếu chúng tôi xét thấy cần thiết phải từ chối tuân thủ bất kỳ quyền cá nhân nào của quý vị, quý vị sẽ được thông báo về quyết định đó trong vòng một tháng, và quý vị cũng có quyền khiếu nại quyết định của chúng tôi với Ủy viên thông tin.

Quý vị có thể liên hệ với ai?

Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Thông báo về quyền riêng tư này hoặc để thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, vui lòng gửi thư cho chúng tôi về: Data Protection Lead, Basis Research, Hanway House, 24 Hanway Street, London W1T 1UH, hoặc gửi email đến địa chỉ info@basisresearch.co.uk