Araştırma katılımcısı gizlilik bildirimi

Basis Research Limited ve Basis Social Limited (“BASIS”), kişisel bilgilerinizin gizliliğini ve güvenliğini korumayı taahhüt eder. Bu gizlilik politikası, verilerinizi neden talep ettiğimizi, hakkınızda topladığımız kişisel bilgileri nasıl kullandığımızı ve sahip olduğunuz hakları açıklar.

BASIS, araştırmalarını en yüksek araştırma dürüstlüğü standartlarına uygun şekilde yürütmeyi hedefler. Araştırmalarımız, araştırma yürütülmesini düzenleyen mevzuat ve yasalara uymamızı sağlayan politika ve prosedürlere dayanmaktadır ve bunlara Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve 2018 Veri Koruma Yasası (DPA 2018) gibi veri koruma mevzuatları da dâhildir.

Bu bağlamda BASIS, araştırmayı talep eden müşterilerimizin karar alma süreçlerine ışık tutmak amacıyla kişisel verileri araştırma yürütmek için kullanır.

Araştırma nedir?

BASIS, müşterilerimiz adına geniş bir yelpazede araştırmalar yürütmektedir. Bunlar arasında tüketici davranışları, marka bilinirliği / güveni, yeni ürün fikirlerinin test edilmesi ve marka stratejileri yer almaktadır.

Araştırmalar, nitel araştırma yöntemlerinden (ör. odak grupları, birebir derinlemesine görüşmeler, atölye çalışmaları, çevrimiçi topluluklar, telefon görüşmeleri vb.) nicel anketlere kadar farklı formatlarda gerçekleştirilebilir. Nicel anketler genellikle çevrimiçi olarak yapılır.

Kendi araştırma projelerimizi yürütmenin yanı sıra, müşterilerimize en iyi araştırma ve analizleri sunabilmek için güvenilir tedarikçilerle de çalışır, ek uzmanlık ve araştırmayı yürütmenin farklı yollarından faydalanırız. Bizim için hizmet sunan bu üçüncü taraflar tarafından toplanan kişisel bilgilere de erişim sağlayabiliriz. Bu durumda, kişisel bilgilerinizi bize aktarma hakkına sahip olduklarından emin olmak için makul adımlar atarız.

Kişisel bilgi nedir?

“Kişisel bilgi”, bir kişiyi tanımlayan veya onunla ilişkilendirilebilen her türlü bilgiyi ifade eder; örneğin adınız, adresiniz, telefon numaranız, e-posta adresiniz, doğum tarihiniz, medeni durumunuz ve projenin amacı doğrultusunda gerekli olabilecek diğer tüm bilgiler. Buna, adınızın silinmiş olması gibi doğrudan kimliğinizi açıkça ortaya koymayan bilgiler de dâhildir ancak kolayca erişilebilen diğer bilgilerle birleştirildiğinde kimliğinizin tanınmasını mümkün kılabilir. Örneğin mevcut bilgiler posta kodunuzu, cinsiyetinizi ve doğum tarihinizi içeriyorsa; bu durumda başka yerlerde mevcut olan bilgilerle birleştirilerek kimliğinizin tespit edilmesi mümkün hâle getirilebilir. Dolayısıyla, bu tür durumlarda elimizde bulunan bilgileri kişisel bilgi olarak kabul eder ve buna uygun şekilde koruruz.

Kişisel bilgi, anonim ya da kişisel olmayan bilgileri kapsamaz.

Kişisel bilgilerinizi nasıl kullanıyoruz?

Araştırmamıza katılan bir katılımcı olarak bize veya bizim adımıza araştırma yürüten kuruluşlara verdiğiniz kişisel bilgilerin gizliliğine saygı göstermeyi taahhüt ederiz.

BASIS ve güvenilir tedarikçilerimiz, her proje kapsamında sizden hangi bilgileri talep ettiğimiz ve bu bilgileri nasıl kullanacağımız konusunda size ayrıntılı bilgi verecektir. Sizi doğrudan bizimle iletişime geçerek katılımınızı talep ettiğimizde, bilgilendirilmiş onayınızı isteyeceğiz. Kişisel bilgilerinizle, makul olarak beklemediğiniz hiçbir işlem yapmayacağız. Bilgilerinizi yalnızca katıldığınız araştırmanın amacı doğrultusunda kullanacağız ve sizin onayınız olmadıkça bu araştırma projesi dışında bilgilerinizi kullanmayacak veya sizinle iletişime geçmeyeceğiz. Kişisel bilgilerinizi güvende tutmayı taahhüt ediyoruz.

Kişisel bilgilerinizden sorumlu olan taraf

Müşterilerimiz, kararlarını desteklemek üzere ihtiyaç duydukları araştırma ve analiz kapsamını belirler. Bu nedenle “Veri Sorumlusu” konumundadırlar; yani bilgilerin nasıl toplanacağına, kullanılacağına, paylaşılacağına, saklanacağına ve silineceğine (işleneceğine) onlar karar verir. BASIS, araştırma ve analizleri müşterilerimiz adına yürütmek üzere görevlendirilmiştir ve “Veri İşleyen” konumundadır.

Biz ve tedarikçilerimiz, yalnızca uygun ve gerekli olan bilgileri toplayacağız. Hangi bilgileri neden topladığımız konusunda sizi bilgilendireceğiz ve siz farklı bir onay vermediğiniz sürece bu bilgileri yalnızca araştırmanın amaçları doğrultusunda kullanacağız.

Bazı durumlarda, bir araştırma projesinde iki veya daha fazla Veri Sorumlusu birlikte çalışabilir. Her bir taraf, araştırma projesinin farklı aşamalarında veriler üzerinde kontrol sahibi olabilir. Buna örnek olarak, araştırma projesi kapsamında sağladığınız veriler için BASIS’in müşterisinin Veri Sorumlusu olması, aynı zamanda bir araştırma ortağının da sizden daha geniş kapsamlı onay alarak ilginizi çekebilecek diğer araştırma çalışmaları hakkında sizinle iletişime geçmesi durumunda kişisel bilgileriniz açısından Veri Sorumlusu olması verilebilir.

İki veya daha fazla veri sorumlusunun bir araştırma projesinde birlikte çalıştığı tüm durumlarda, kurumlar aralarında sorumluluklarını nasıl paylaşacaklarını ve kişisel bilgilerinizi nasıl koruyacaklarını belgeleyen anlaşmalar ve/veya sözleşmeler yaparlar. Kurumların sürece katılımı, proje başlamadan önce size sunulacak proje özelindeki Gizlilik Bildirimi’nde ayrıntılı olarak açıklanacaktır.

Özel nitelikli kişisel bilgiler

BASIS veya güvenilir tedarikçilerimiz, “hassas” kabul edilen bazı bilgilerinizi işleyebilir; bu tür bilgiler “özel nitelikli kişisel veriler” olarak adlandırılır. Buna; etnik kökeniniz, cinsel yöneliminiz, cinsiyet kimliğiniz, dini inançlarınız, sağlığınıza ilişkin bilgiler veya geçmişteki sabıka kayıtlarınıza dair detaylar dâhil olabilir. Bu tür veriler, elbette yalnızca o alana özel ve konuyla ilgili bir araştırma projesi kapsamında işlenecektir.

Bu daha hassas kişisel verilere erişim ve bu verilerin paylaşımı titizlikle kontrol edilir ve bu konuda size, projeye özel Gizlilik Bildirimi’nde ayrıca bilgi verilir.

Kişisel bilgilerinizi korumak için aldığımız önlemler

Kişisel bilgilerinizi araştırma amacıyla kullanırken ve özel nitelikli verileri işlerken, haklarınızı ve özgürlüklerinizi koruyabilmek için BASIS’in bilgilerinizi korumaya yardımcı olacak uygun güvenceleri sağlaması gerekir. Aldığımız önlemler şu şekildedir:

Çalışanlarımıza, bilgilerinizi nasıl güvenli bir şekilde toplayıp kullanacaklarını açıklayan politika ve prosedürler.  
Çalışanlarımızın veri korumanın önemini ve verilerinizi nasıl koruyacaklarını anlamalarını sağlamak için verilen eğitimler.
Bilgilerinizin güvenli ve emniyetli bir şekilde saklanmasını sağlamak için 2018 Veri Koruma Yasası’nın (DPA 2018) gerektirdiği güvenlik standartları ile teknik ve organizasyonel tedbirler.
BASIS adına araştırma yürüten kuruluşlarla yapılan sözleşmeler, anlaşmalar ve süreçler; bunlara, her bir tarafın bilgilerinizi koruma konusundaki sorumluluklarını belirleyen gizlilik hükümleri de dahildir.
Her zaman, yeterli güvenceleri sağlamış olan üçüncü taraf tedarikçilerle çalışırız.

Yukarıdaki güvencelere ek olarak, 2018 Veri Koruma Yasası (DPA 2018), kişisel bilgilerinizle araştırma yürütürken aşağıdaki standartları da karşılamamızı gerektirir:

a) Araştırma, herhangi bir kişiye zarar ya da sıkıntı (ör. fiziksel zarar, maddi kayıp veya psikolojik rahatsızlık) vermeyecektir.

b) Araştırma, bir kişiyle ilgili bir işlem yapmak veya karar vermek amacıyla yürütülmeyecektir; bunun tek istisnası, bir araştırma etik kurulu tarafından onaylanmış tıbbi araştırmalar için veri işlenmesidir.

Bilgileriniz nasıl saklanıyor ve kişisel bilgileriniz hangi durumlarda beyan ediliyor?

BASIS’in sizinle doğrudan nitel araştırma yürüten çalışanları, örneğin bir görüşmeye katıldığınızda sizi katılımcı olarak tanıyıp sizinle iletişime geçebilmemizi sağlayacak şekilde bilgilerinize erişecektir. Bununla birlikte, nicel araştırmalarda kullanılan kişisel bilgilerin büyük çoğunluğu, bize aktarılmadan önce takma ad kullanılarak kimliksizleştirilir. Müşterilerimize iletilen raporlar ve bilgiler genellikle anonimleştirilmiş olur; kişisel bilgilerinizin onlara aktarılacağı konusunda bilgilendirilmiş ve buna onay vermiş olmadığınız sürece kişisel bilgileriniz paylaşılmaz.

Kişisel bilgilerinizi, pazar araştırması hizmetlerimiz ve projelerimiz kapsamında bu bilgilere ihtiyaç duyan çalışanlarımız, üçüncü taraf tedarikçilerimiz (ör. panel sağlayıcıları, anket barındırıcıları, işe alım görevlileri, mekânlar, hostesler vb.) ve (açıkça belirtildiği durumlarda) müşterilerimizle paylaşabiliriz.

Araştırma sonuçlarına ulaşmak amacıyla diğer tedarikçilerle çalışılması gerektiğinde, verilerinizin nasıl kullanılacağını ve paylaşılacağını açıklayan bilgiler size projeye özel Gizlilik Bildirimi’nde sunulacaktır. Paylaşılan bilgiler, yalnızca gerekli olanlarla sınırlı olacak, aşırıya kaçmayacak ve bilgilerinizi korumak için tüm uygun güvenceler sağlanacaktır.

BASIS, kişisel bilgilerinizi yalnızca toplandıkları amaçları yerine getirmek için gerekli olduğu süre boyunca saklayacaktır. Tüm pazar araştırması verileri (ör. anket sorularına verdiğiniz yanıtlar, yüz yüze gruplara/görüşmelere/atölye çalışmalarına katılımınız veya telefon görüşmeleri vb.) proje sonunda anonimleştirilir; böylece sizinle ilişkilendirilemez veya size geri götürülemez.

Bazı araştırma projelerinde, araştırmanın amacına ulaşmak için gerekli olduğundan bilgilerin kimliksizleştirilmesi mümkün olmayabilir; örneğin video kayıtları gibi. Bu tür projelerde, kişisel bilgilerinizi araştırmanın bir parçası olarak proje süresince ve proje tamamlandıktan sonra belirli bir süre boyunca saklarız. Bilgilerinizin ne kadar süre saklanacağı konusunda size, projeye özel Gizlilik Bildirimi’nde bilgi verilecektir.

Yasal haklarınız

Veri koruma mevzuatı uyarınca, hakkınızda sakladığımız kişisel bilgilerle ilgili olarak bireysel haklara sahipsiniz. Bu hakların belirli bir araştırma projesine ne ölçüde uygulanabileceği değişiklik gösterebilir ve bazı durumlarda sınırlandırılabilir. Örneğin, bireysel hakların kullanılması araştırma sonuçlarını ciddi şekilde olumsuz etkileyebilecekse veya araştırma anonimleştirilip yayımlandıktan sonra bu haklar kısıtlanabilir.

Ancak, kısıtlamaların geçerli olmadığı durumlarda şu haklara sahipsiniz:

kişisel bilgilerinize erişmek
yanlış olan bilgilerinizi düzeltmek
kişisel bilgilerinizi sildirmek
bilgilerinizin işlenmesini kısıtlamak veya buna itiraz etmek
bilgilerinizin başka bir yere aktarılmasını talep etmek (veri taşınabilirliği)

Şunu bilmeniz önemlidir: Bireysel haklarınızdan herhangi birinin yerine getirilmesinin gerekli görülmediği ve reddedildiği durumlarda, bu karar size bir ay içinde bildirilecektir. Ayrıca kararımıza ilişkin olarak Bilgi Komiserliği’ne şikâyette bulunma hakkınız vardır.

Kiminle iletişime geçebilirsiniz?

Bu Gizlilik Bildirimi ile ilgili herhangi bir sorunuz varsa veya bu haklardan herhangi birini kullanmak isterseniz, lütfen Veri Koruma Yetkilisi’ne ulaşmak için Basis Research, Hanway House, 24 Hanway Street, London W1T 1UH, adresine yazın veya info@basisresearch.co.uk adresine e-posta gönderin.