Fortrolighedserklæring for undersøgelsesrespondent

Basis Research Limited og Basis Social Limited (“BASIS”) er forpligtet til at opretholde fortroligheden og sikkerheden af dine personoplysninger. Denne fortrolighedspolitik forklarer, hvorfor vi har brug for data, hvordan vi bruger de personoplysninger, vi indsamler om dig, og dine rettigheder.

Hvad er forskning? 

BASIS foretager forskning på tværs af et bredt spektrum af områder på vegne af vores kunder. Nogle af disse omfatter forbrugeradfærd, brandbevidsthed/-tillid, afprøvning af nye produktideer og brandstrategier.

Forskningen kan udføres i forskellige formater, fra kvalitative forskningsmetoder (f.eks. fokusgrupper, en-til-en dybtgående interviews, workshops, onlinefællesskaber, telefoninterviews osv.) til kvantitative undersøgelser (disse gennemføres normalt online).

Ud over at udføre forskningsprojekter selv, benytter vi også betroede leverandører til at give os yderligere ekspertise og måder at udføre forskningen på for at sikre, at vi har den bedste forskning og analyse til rådighed for vores kunder. Vi kan også modtage personoplysninger indsamlet af disse tredjeparter i forbindelse med udførelsen af deres tjenester for os. I så fald træffer vi rimelige foranstaltninger for at sikre, at de har ret til at videregive dine personoplysninger til os.

Hvad er personoplysninger? 

“Personoplysninger” betyder alle oplysninger, der vedrører eller identificerer en person; for eksempel dit navn, din adresse, dit telefonnummer, din e-mailadresse, din fødselsdato, din civilstand og alle andre oplysninger, der er nødvendige for projektets formål. Dette omfatter oplysninger, der muligvis ikke udtrykkeligt identificerer dig (f.eks. hvor dit navn er blevet fjernet), men gør det muligt at genkende dig, hvis de kombineres med andre oplysninger, der er let tilgængelige. Det kan f.eks. skyldes, at de tilgængelige oplysninger indeholder et postnummer, dit køn og fødselsdato; under disse omstændigheder kan det være muligt at identificere dig ved hjælp af andre oplysninger, der er tilgængelige andre steder. Derfor vil vi under disse omstændigheder behandle de oplysninger, vi har, som personoplysninger og beskytte dem i overensstemmelse hermed. 

Personoplysninger omfatter ikke anonyme eller ikke-personoplysninger.

Sådan anvender vi dine personoplysninger

Vi lover at respektere fortroligheden af de personoplysninger, som du, som deltager i vores forskning, giver os eller eventuelle organisationer, som vi benytter til at udføre forskning på vores vegne.

BASIS og de betroede leverandører vil give dig alle oplysninger, der informerer dig om de oplysninger, vi har brug for fra dig til hvert projekt, og hvordan vi vil bruge dem. Vi vil bede dig om dit informerede samtykke, når vi kontakter dig direkte for at spørge, om du ønsker at deltage. Vi vil ikke gøre noget med dine personoplysninger, som du ikke med rimelighed kunne forvente. Vi bruger kun dine oplysninger med henblik på den forskning, du deltager i, og vi vil normalt ikke bruge dine oplysninger eller kontakte dig til andre formål end det pågældende forskningsprojekt, medmindre du har accepteret dette. Vi forpligter os til at holde dine personoplysninger sikre. 

Ansvarlig for dine personoplysninger

Vores kunder definerer omfanget af den forskning og analyse, som de har brug for til at danne grundlag for deres beslutninger, så de er den dataansvarlige, hvilket betyder, at de bestemmer, hvordan oplysninger indsamles, bruges, deles, lagres og slettes (behandles). BASIS vil udføre forskningen og analysen på deres vegne og er en databehandler.

Vi vil sikre, at vi og enhver leverandør kun indsamler, hvad der er passende og nødvendigt. Vi vil informere dig om, hvad vi indsamler og hvorfor, og kun bruge det i overensstemmelse med formålene med forskningen, medmindre du har aftalt andet. 

Der er tilfælde, hvor to eller flere dataansvarlige arbejder sammen om et forskningsprojekt. Hver part kan kontrollere data på forskellige stadier af et forskningsprojekt. Et eksempel på dette er, hvor BASIS-klienten er den dataansvarlige for de data, du har afgivet til forskningsprojektet, mens en forskningspartner også kan være en dataansvarlig for dine personoplysninger, hvor den har fået din tilladelse til at kontakte dig mere bredt om andre forskningsundersøgelser, der kan være af interesse for dig. 

Under alle omstændigheder, hvor to eller flere dataansvarlige arbejder sammen om et forskningsprojekt, har organisationerne aftaler og/eller kontraktlige ordninger på plads, der dokumenterer, hvordan de har indvilliget i at dele deres ansvar, og hvordan de vil beskytte dine personoplysninger. Inddragelsen af organisationerne vil blive beskrevet i den projektspecifikke meddelelse om beskyttelse af personoplysninger, der stilles til rådighed for dig, inden projektet påbegyndes. 

Særlig kategori af personoplysninger

BASIS, eller vores betroede leverandører, kan behandle nogle oplysninger om dig, der anses for at være “følsomme”. Dette kaldes en “særlig kategori af personoplysninger”. Dette kan omfatte oplysninger om din etnicitet, seksuelle orientering, kønsidentitet, din religiøse overbevisning eller oplysninger om dit helbred eller tidligere straffedomme. Dette vil naturligvis være for et forskningsprojekt, der er dedikeret og relevant for dette område.

Adgang til og deling af disse mere følsomme personoplysninger kontrolleres omhyggeligt, og du vil blive specifikt informeret om dette i din projektspecifikke meddelelse om beskyttelse af personoplysninger. 

Hvilke sikkerhedsforanstaltninger har vi på plads for at beskytte dine personoplysninger 

For at beskytte dine rettigheder og friheder, når du bruger dine personoplysninger til forskning og til at behandle særlige kategorier af oplysninger, skal BASIS have passende sikkerhedsforanstaltninger på plads for at bidrage til beskyttelsen af dine oplysninger. Vi har følgende sikkerhedsforanstaltninger: 

• Politikker og procedurer, der fortæller vores medarbejdere, hvordan de indsamler og bruger dine oplysninger på en sikker måde.  
• Uddannelse for at sikre, at vores medarbejdere forstår vigtigheden af databeskyttelse, og hvordan man beskytter dine data. 
• Sikkerhedsstandarder og tekniske og organisatoriske foranstaltninger som påkrævet af DPA 2018, der sikrer, at dine oplysninger opbevares sikkert og forsvarligt. 
• Kontrakter, aftaler og processer fastlagt med organisationer, der udfører forskning på vegne af BASIS, herunder fortrolighedsklausuler for at fastlægge hver parts ansvar for at beskytte dine oplysninger. 
• Vi bruger altid tredjepartsleverandører, der har fastlagt tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Ud over ovenstående sikkerhedsforanstaltninger kræver DPA 2018 også, at vi opfylder følgende standarder, når vi udfører forskning med dine personoplysninger: 

a)     forskningen vil ikke forårsage skade eller lidelse for nogen (f.eks. fysisk skade, økonomisk tab eller psykiske smerter). 

b)     forskningen udføres ikke med henblik på at gøre eller beslutte noget i forhold til en enkeltperson, medmindre behandlingen er til medicinsk forskning, der er godkendt af en videnskabsetisk komité. 

Sådan opbevares dine data, og hvornår vi videregiver dine personoplysninger

Medarbejdere hos BASIS, der udfører kvalitativ forskning med dig direkte, vil have dine oplysninger på en måde, så vi kan identificere og kontakte dig som deltager, for eksempel når du deltager i et interview. De fleste personoplysninger, der bruges i kvantitativ forskning, vil dog blive pseudonymiseret, før de deles med os. Rapporter og oplysninger, der videregives til vores kunder, anonymiseres generelt, medmindre du er blevet gjort opmærksom på og har indvilliget i, at dine personoplysninger videregives til dem.

Vi kan dele dine personoplysninger med vores medarbejdere, tredjepartsleverandører (f.eks. panelleverandører, undersøgelsesværter, rekrutteringsbureauer, lokaliteter, værtinder osv.) og (hvor det udtrykkeligt er angivet) vores kunder, der har brug for sådanne oplysninger som en del af vores markedsundersøgelsestjenester og -projekter.

Hvor det er nødvendigt at arbejde med andre leverandører med henblik på at opnå forskningsresultaterne, vil du blive forsynet med oplysninger om dette i din projektspecifikke fortrolighedserklæring, som beskriver, hvordan dine data vil blive brugt og delt. Oplysninger, der deles, vil være på en need-to-know-basis, ikke overdreven og med alle passende sikkerhedsforanstaltninger på plads for at sikre fortroligheden af dine oplysninger. 

BASIS opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil personoplysningerne blev indsamlet. Alle markedsundersøgelsesdata (f.eks. dine svar på undersøgelsesspørgsmål, deltagelse i fysiske grupper/interviews/workshops og telefoninterviews osv.) anonymiseres ved projektets afslutning, så de ikke kan knyttes til eller spores tilbage til dig.

På visse forskningsprojekter kan vi ikke afidentificere oplysningerne, da det er nødvendigt for at opnå resultatet af forskningen, for eksempel videooutput. For sådanne projekter opbevarer vi dine personoplysninger som en del af forskningen under hele projektets varighed og i en defineret periode efter projektets afslutning. Du vil blive informeret i den projektspecifikke meddelelse om beskyttelse af personoplysninger om opbevaring af dine oplysninger. 

Dine juridiske rettigheder

Ifølge databeskyttelseslovgivningen har du individuelle rettigheder vedrørende de personoplysninger, som vi opbevarer om dig. I hvilket omfang disse rettigheder gælder for et bestemt forskningsprojekt, kan variere, og nogle gange kan rettighederne være begrænsede, for eksempel hvor sådanne individuelle rettigheder i alvorlig grad vil forringe forskningsresultaterne, eller efter et tidspunkt, hvor forskningen er blevet anonymiseret og offentliggjort.

Men hvor der ikke gælder begrænsninger, har du ret til at: 

• få adgang til dine personoplysninger 
• rette eventuelle unøjagtige oplysninger 
• slette personoplysninger
• begrænse eller gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger
• flytte dine oplysninger (portabilitet) 

Det er vigtigt at forstå, at hvis det anses for nødvendigt at nægte at overholde nogen af dine individuelle rettigheder, vil du blive informeret om beslutningen inden for en måned, og du har også ret til at klage over vores beslutning til informationskommissæren.

Hvem kan du kontakte?

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger eller for at udøve nogle af disse rettigheder, bedes du skrive til os på Data Protection Lead, Basis Research, Hanway House, 24 Hanway Street, London W1T 1UH eller e-mail info@basisresearch.co.uk